Tous les renseignements personnels recueillis par la Fondation sur les candidates et candidats aux programmes de bourses, de fellowship, de mentorat ou autre sont utilisés pour l’examen des candidatures ainsi que pour administrer et surveiller le financement accordé. Ces activités sont au cœur de la mission de la Fondation, qui vise la promotion de recherches exceptionnelles réalisées en sciences humaines et sociales de même que l’établissement d’un dialogue fructueux entre universitaires et décideurs issus des milieux des arts et des affaires, de l’administration publique, des professions libérales ainsi que des secteurs bénévole et communautaire. De plus, conformément aux fins susmentionnées, les candidats et candidates doivent s’attendre à ce que la Fondation utilise ou divulgue les renseignements recueillis dans le contexte des activités suivantes :
1. En ce qui touche le processus d’examen par les pairs, les candidatures sont remises aux comités de sélection composés d’experts issus de tous les secteurs de la société. Tous les membres participant à ce processus sont au fait des attentes de la Fondation quant à la confidentialité et à la protection des renseignements qui lui sont confiés.
2. Puisque la Fondation dispose d’une base de données unique, le personnel est généralement informé des mises en nomination et des candidatures présentées. Aux fins de l’évaluation et de l’attribution des bourses ou du fellowship, la Fondation remet à certains comités de sélection des sommaires pluriannuels concernant les prix, les candidatures et les nominations des personnes concernées.
3. La Fondation publie et diffuse certains détails des candidatures retenues ou des nominations accordées, notamment le nom, la notice biographique, le montant accordé, le lieu d’étude ou de travail (institution, département, organisation gouvernementale ou sans but lucratif), le domaine de recherche ou de travail de même que – dans le cas des boursières et boursiers – le titre du projet de recherche. Habituellement, ces renseignements sont affichés sur le site Web de la Fondation. Dans le cas des boursiers et boursières, les renseignements suivants paraîtront également sur le site Web :
- Lieu de résidence
- Langue(s) parlée(s)
- Diplômes obtenus
- Recherches actuelles
- Recherches antérieures
- Prix et distinctions
- Engagement social
- Expérience de travail
4. La Fondation peut également utiliser des fichiers ou des bases de données comportant des renseignements personnels pour la planification, l’évaluation et l’examen de ses programmes, pour les besoins de vérification ainsi que pour la compilation de statistiques relatives à ses activités.
5. La Fondation recueille des données sur le genre, le groupe d’âge, la langue, les disciplines (dans le cas des programmes de bourses, de fellowship et de mentorat), le lieu d’études ou de travail, la citoyenneté de même que la pertinence de la recherche ou du travail par rapport aux thèmes de la Fondation. Exception faite de ce dernier point, les données recueillies ne servent pas pour le processus d’évaluation par les pairs. Elles servent plutôt à la compilation de statistiques et à l’amélioration des services de la Fondation à l’intention des récipiendaires. En ce qui a trait aux données sur la capacité linguistique des particuliers, la Fondation fait en sorte que ceux-ci aient la capacité adéquate pour réviser une candidature donnée, dans le cadre d’un processus d’évaluation par les pairs.
6. Les renseignements contenus dans les dossiers et la base de données de la Fondation peuvent servir à produire des listes d’envoi pour diffuser des publications ou renseigner la communauté de la Fondation.
